W wielu sklepach BaseLinker jest centrum dowodzenia: spływają do niego zamówienia z Allegro, sklepu i marketplace’ów, z niego drukuje się etykiety i wystawia faktury. Mimo to część pracy nadal odbywa się ręcznie - ktoś przepisuje zamówienia B2B do CRM, ktoś inny co rano robi zestawienie sprzedaży, a jeszcze ktoś odpowiada klientom na pytanie „gdzie jest moja paczka?”. Dobra wiadomość: dużą część tego da się zautomatyzować, częściowo w samym BaseLinkerze, a resztę przez połączenie go z n8n.
Akcje automatyczne w BaseLinkerze działają według prostego schematu: zdarzenie → warunki → akcja.
W samym BaseLinkerze ustawisz m.in. zmianę statusów, wystawianie faktur, tworzenie przesyłek i maile do klientów.
Gdy proces wychodzi poza BaseLinkera (CRM, księgowość, raporty, AI, newsletter), potrzebne jest narzędzie takie jak n8n albo Make.
n8n łączy się z BaseLinkerem przez API: jeden adres, token w nagłówku i limit 100 zapytań na minutę.
Najpierw wykorzystaj akcje automatyczne, a n8n dodaj tam, gdzie BaseLinker nie sięga.
BaseLinker czy Base.com - co się zmieniło?
Od 2024 roku BaseLinker zmienia nazwę na Base (Base.com). Dla sprzedawców to przede wszystkim zmiana marki: konto, dane, integracje i ustawienia zostają takie same, a większość osób w Polsce nadal mówi po prostu „BaseLinker”. W tym tekście używam obu nazw zamiennie.
BaseLinker łączy w jednym panelu zamówienia z wielu kanałów sprzedaży, magazyn, wysyłki i dokumenty. To świetna baza do automatyzacji, bo dane, których potrzebują inne systemy, są już w jednym miejscu.
Automatyzacja sklepu internetowego - jak pracuję z e-commerce →
Jak działają akcje automatyczne w BaseLinkerze
Akcje automatyczne tworzy się w managerze zamówień. Każda składa się z trzech elementów:
Zdarzenie - moment, który uruchamia akcję, na przykład nowe zamówienie, otrzymanie płatności, zmiana statusu, wystawienie faktury czy utworzenie przesyłki.
Warunki - filtr, który decyduje, czy akcja ma się wykonać: źródło zamówienia, kraj, metoda dostawy, kwota, produkty i wiele innych.
Akcja - to, co BaseLinker ma zrobić: zmienić status, wystawić dokument, utworzyć przesyłkę, wysłać wiadomość, dodać notatkę.
Przy akcjach z opóźnieniem (np. „poczekaj 2 dni”) warunki są sprawdzane w chwili wykonania akcji, a nie w chwili zdarzenia. To przydatne - jeśli klient w międzyczasie zapłaci albo zamówienie zostanie anulowane, akcja się nie wykona.
8 automatyzacji, które ustawisz w samym BaseLinkerze
Zanim sięgniesz po dodatkowe narzędzia, sprawdź, czy te procesy działają już w Twoim sklepie. Każdy da się ustawić w akcjach automatycznych:
Status po płatności. Opłacone zamówienie od razu trafia do statusu „Do realizacji”, bez ręcznego przeglądania listy.
Faktura po opłaceniu. Dokument wystawia się automatycznie, gdy zamówienie wejdzie w wybrany status.
Przesyłka i etykieta. Dla wybranej metody dostawy przesyłka tworzy się sama, a etykieta czeka na wydruk.
Mail lub SMS do klienta. Klient dostaje informację o przyjęciu zamówienia, wysyłce i numerze śledzenia.
Podział według kanału. Zamówienia z Allegro, sklepu i marketplace’ów trafiają do osobnych statusów albo dostają oznaczenia.
Zamówienia „problemowe”. Nietypowa kwota, adres za granicą albo uwagi klienta przenoszą zamówienie do statusu do sprawdzenia.
Przypomnienie o płatności. Jeśli zamówienie nie jest opłacone po określonym czasie, klient dostaje przypomnienie, a potem zamówienie może zostać anulowane.
Zakończenie zamówienia. Po doręczeniu paczki zamówienie samo przechodzi do statusu „Zrealizowane”.
Gdzie kończą się możliwości BaseLinkera
Akcje automatyczne działają świetnie, dopóki cały proces dzieje się wewnątrz BaseLinkera. Kłopot zaczyna się, gdy dane mają trafić gdzieś dalej:
Zadanie
W BaseLinkerze
Z n8n lub Make
Zmiana statusu, faktura, etykieta
Tak, akcje automatyczne
Nie trzeba
Mail do klienta o wysyłce
Tak, szablony wiadomości
Nie trzeba
Zamówienia B2B do CRM
Nie
Tak, z historią klienta
Codzienny raport sprzedaży na maila lub komunikator
Częściowo, raporty w panelu
Tak, w dowolnym formacie
Klienci do newslettera po zakupie
Zależy od integracji
Tak, z podziałem na segmenty
Odpowiedzi AI na pytania o status zamówienia
Nie
Tak
Zamówienie u dostawcy przy niskim stanie
Nie
Tak, z gotowym mailem do dostawcy
Program księgowy bez gotowej integracji
Nie
Tak, przez API
Zapier, Make czy n8n - które narzędzie wybrać →
7 automatyzacji BaseLinker + n8n
To procesy, które najczęściej dokładam sklepom do tego, co już robi BaseLinker:
Raport dnia - o 8:00 na maila albo komunikator przychodzi zestawienie: liczba zamówień, przychód, podział na kanały, zamówienia czekające na wysyłkę.
Zamówienia firmowe do CRM - zamówienie z NIP-em tworzy lub aktualizuje firmę w CRM, a handlowiec dostaje zadanie przy większych kwotach.
Niski stan magazynowy - gdy produkt spada poniżej progu, dostawca dostaje gotowy mail z zamówieniem, a Ty - powiadomienie do akceptacji.
Asystent AI do pytań o zamówienie - klient pyta na czacie lub mailem „gdzie jest moja paczka?”, a asystent sprawdza status w BaseLinkerze i odpowiada od razu.
Newsletter po zakupie - klient trafia do odpowiedniej grupy w systemie mailingowym według kupionej kategorii, z zachowaniem zgód.
Prośba o opinię - kilka dni po doręczeniu klient dostaje prośbę o opinię w Google albo w sklepie.
Zwroty w jednym miejscu - każdy zwrot trafia do arkusza z powodem i kwotą, a co miesiąc księgowa dostaje gotowe zestawienie.
Chatbot AI dla firmy - jak działa i ile kosztuje →
Jak połączyć BaseLinker z n8n
n8n nie ma oficjalnego modułu do BaseLinkera, ale nie jest on potrzebny - API BaseLinkera jest proste i obsługuje się je zwykłym węzłem HTTP Request. Tak wygląda połączenie krok po kroku:
Wygeneruj token API w panelu BaseLinkera (Konto i inne → Moje konto → API). Traktuj go jak hasło - daje dostęp do zamówień i danych klientów.
Dodaj token w n8n jako dane logowania typu nagłówek: nazwa X-BLToken, wartość - Twój token.
Ustaw węzeł HTTP Request: metoda POST na adres https://api.baselinker.com/connector.php, w treści pole method (np. getOrders) i pole parameters z parametrami w formacie JSON.
Wybierz wyzwalacz. BaseLinker nie wysyła webhooków, więc workflow uruchamia się według harmonogramu (np. co 5 minut) i pobiera nowe zamówienia albo zdarzenia z dziennika (getJournalList).
Zapisuj, co już przetworzone. Zapamiętuj numer ostatniego zamówienia lub zdarzenia, żeby nic nie wykonało się dwa razy.
Dodaj obsługę błędów. Powiadomienie, gdy API nie odpowie albo dane są niekompletne, oszczędza wielu nerwów.
API BaseLinkera przyjmuje do 100 zapytań na minutę. Przy dużych sklepach pobieraj dane partiami i nie odpytuj API częściej, niż to potrzebne. Dziennik zdarzeń (getJournalList) trzyma zdarzenia z ostatnich 3 dni i trzeba go włączyć w ustawieniach API.
Jak zainstalować n8n - chmura, Docker i serwer VPS →
Przykład: sklep z kilkudziesięcioma zamówieniami dziennie
Tak może wyglądać dzień w sklepie, który połączył akcje automatyczne z n8n:
Zamówienia z Allegro i sklepu wpadają do BaseLinkera. Opłacone od razu dostają status „Do realizacji” i fakturę.
Dla paczkomatów i kuriera tworzą się przesyłki. Magazynier rano drukuje etykiety jednym kliknięciem.
Klient dostaje maila z numerem śledzenia. Pytania o paczkę obsługuje asystent AI, który sprawdza status w BaseLinkerze.
Co 10 minut n8n sprawdza nowe zamówienia z NIP-em i dopisuje je do CRM. Przy zamówieniach powyżej ustalonej kwoty handlowiec dostaje zadanie.
Gdy stan bestsellera spada poniżej progu, właściciel dostaje wiadomość z gotowym zamówieniem do dostawcy do zatwierdzenia.
Codziennie o 8:00 przychodzi raport sprzedaży z wczoraj, a 5 dni po doręczeniu klienci dostają prośbę o opinię.
15 przykładów automatyzacji procesów z firm →
Najczęstsze błędy przy automatyzacji BaseLinkera
Zbyt wiele statusów - kilkanaście statusów i dziesiątki akcji, które przerzucają zamówienia między nimi, szybko robią się nieczytelne. Najpierw uprość ścieżkę zamówienia.
Akcje, które się dublują - dwie akcje reagujące na to samo zdarzenie potrafią wystawić dwie faktury albo wysłać dwa maile. Testuj na pojedynczych zamówieniach.
Robienie w n8n tego, co umie BaseLinker - zewnętrzna automatyzacja to kolejny element do utrzymania. Używaj jej tylko tam, gdzie akcje automatyczne nie wystarczają.
Token API w niepowołanych rękach - nie wysyłaj go mailem i nie wklejaj w ogólnodostępnych miejscach. W n8n trzymaj go w danych logowania, nie w treści workflow.
Brak monitoringu - jeśli połączenie przestanie działać, chcesz o tym wiedzieć w kilka minut, a nie po tygodniu, gdy klienci zaczną dzwonić.
Ile kosztuje automatyzacja BaseLinkera?
Ustawienie akcji automatycznych w samym BaseLinkerze to zwykle kilka godzin pracy - jeśli robisz to sam, kosztuje Cię tylko czas. Pojedyncza integracja z n8n, na przykład raport dnia albo zamówienia B2B do CRM, to najczęściej koszt rzędu 1 000-3 000 zł netto. Rozwiązania z AI, jak asystent odpowiadający na pytania o zamówienia, są droższe, bo wymagają testów na prawdziwych rozmowach.
Do tego dochodzi abonament BaseLinkera, który i tak opłacasz, oraz koszt n8n - w chmurze albo na własnym serwerze.
Ile kosztuje automatyzacja procesów - widełki cenowe →
Zacznij od akcji automatycznych - statusy, faktury, przesyłki i maile ustawisz bez dodatkowych narzędzi.
n8n dodaj tam, gdzie dane muszą wyjść poza BaseLinkera: CRM, raporty, newsletter, księgowość, AI.
API BaseLinkera jest proste: jeden adres, token w nagłówku, limit 100 zapytań na minutę i brak webhooków.
Każdą automatyzację testuj na pojedynczych zamówieniach i monitoruj, czy działa.
Najczęstsze pytania
Co to są akcje automatyczne w BaseLinkerze?
To wbudowany mechanizm automatyzacji w managerze zamówień BaseLinkera. Każda akcja składa się ze zdarzenia (np. otrzymanie płatności), warunków (np. źródło zamówienia) i działania, które ma się wykonać (np. zmiana statusu, wystawienie faktury, utworzenie przesyłki).
Czy BaseLinker i Base.com to to samo?
Tak. BaseLinker od 2024 roku zmienia nazwę na Base (Base.com). Konta, dane i ustawienia sprzedawców pozostają bez zmian, a w Polsce nadal powszechnie używa się nazwy BaseLinker.
Czy n8n ma integrację z BaseLinkerem?
n8n nie ma oficjalnego modułu do BaseLinkera, ale łączy się z nim bez problemu przez API, za pomocą węzła HTTP Request. Wystarczy token API z panelu BaseLinkera dodany jako nagłówek X-BLToken.
Czy BaseLinker obsługuje webhooki?
API BaseLinkera nie wysyła webhooków. Zewnętrzne narzędzia sprawdzają nowe zamówienia według harmonogramu albo korzystają z dziennika zdarzeń (getJournalList), który przechowuje zdarzenia z ostatnich 3 dni.
Co zautomatyzować w BaseLinkerze najpierw?
Najszybciej zwracają się zmiana statusu po płatności, automatyczne faktury, tworzenie przesyłek i maile do klientów z numerem śledzenia. To procesy, które powtarzają się przy każdym zamówieniu i działają w samym BaseLinkerze.
Karol Sadowski
Wdrażam automatyzacje i integracje AI w firmach usługowych i e-commerce. Pomagam przenieść powtarzalną pracę z ludzi na systemy.
Poznaj mnie bliżej →
